Computer & Internet, Dienstleistungen

Informationssuche im Unternehmen

Enterprise Search (ES) bzw. unternehmensweite Suche, bezeichnet eine Suche nach Informationen (Wissen) und Dokumenten im gesamten Unternehmen. In einem Unternehmen müssen jedes Jahr auf‘s Neue viermal so viele Informationen verwaltet werden, als im Jahr zuvor. Es gibt spezielle Systeme, wie z.B.: DMS (Dokumentenmanagement System), CMS (Content Management System) etc., die Dokumente, Daten und Informationen dezentral ablegen und speichern. Diese Ablage geschieht immer an unterschiedlichen Orten, wie z.B. Festplatten, im Intranet, Enterprise Portal, so dass auch immer nur eine bestimmte Personengruppe Zugriff auf diese Daten erhält.

Warum Enterprise Search (ES)?

Das Problem ist, dass es von Jahr zu Jahr immer schwieriger und langwieriger wird, bis die gewünschten Informationen – mit Hilfe der Suche – gefunden werden. Ein weiterer Nachteil Informationsflut in einem Unternehmen ist, dass die Kosten für das Auffinden von Dokumenten bzw. Informationen nicht unerheblich sind. Die Kosten entstehen dadurch, dass ein Mitarbeiter lange Zeit mit der Suche nach einem Dokument oder Information beschäftigt ist und er in dieser Zeit nichts anderes bearbeiten kann. So ist es unbedingt notwendig, in einem Unternehmen die Suche zu erleichtern und zu beschleunigen. Dies kann eben durch Enterprise Search erreicht werden. Mit Hilfe von der unternehmensweiten Suche, besteht die Möglichkeit, die Suchzeit nach bestimmten Informationen/Dokumenten, um bis zu 25 Prozent zu mindern. Die Realisierung einer ES erfolgt in der Regel durch den Einsatz einer dafür geeigneten Software. Eine solche Investition kann sich allerdings schnell innerhalb eines Jahres amortisieren.

Ein Hauptziel bei Enterprise Search ist es, die Vereinheitlichung und Zentralisierung aller Suchanfragen. Damit soll ermöglicht werden, einfacher und vor allem zeiteffizienter nach den benötigten Informationen zu suchen. Zudem kann diese Technik der Suchmaschine in einem Unternehmen dazu führen, dass auch viel mehr Daten gespeichert und archiviert werden können. Im Optimalfall ist es so, dass die Suchmaschine eine maximale Anzahl an Quellen zur Verfügung hat, die als Suchquelle dienen. Bei der Thematik ist auch eine Anforderung, dass existierende Zugriffs- und Benutzerrechte unterstützt werden müssen. Denn es ist i.d.R. so der Fall, dass Benutzer nur die Informationen und Daten angezeigt bekommen, die sich auch sehen dürfen.

Wichtige Anforderungen an eine Enterprise Search- Lösung

Eine Lösung zur Realisierung von Enterprise Search (ES) wäre, der kombinierte Einsatz mit einer Meta-Suchmaschine. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Integration einer zentralen Suchtechnologie in bereits existierende Lösungen. Aufgrund des hohen Aufwandes, ist dies allerdings auch eine recht teure Möglichkeit bzw. Alternative. Welche ES- Lösung für ein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von der Größe, Branche und viele individuellen andere Faktoren ab. Daher ist bei der Auswahl der geeigneten Lösung die Unterstützung eines unabhängige IT-Unternehmensberaters, der im Consulting von: Enterprise Search (ES), DMS, CMS etc. spezialisiert ist, angebracht. Die Unterstützung kann dabei in Form von Projektbegleitung oder aber auch Workshops, Coaching oder Schulungen im Unternehmen erfolgen.

Vor allem ist es aber wichtig, dass vor der Realisierung einer ES- Lösung, folgende Faktoren beachtet werden:

  • Abdeckung
  • Zugriffskontrolle
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Index und
  • Ranking

Bei einer Enterprise Search Lösung ist von Bedeutung die Abdeckung. Das heißt, dass eben die gesamten Informationen und Dokumente in einem Unternehmen erfasst werden können, um konkrete Suchergebnisse anzuzeigen.. Des Weiteren, ist auch die Zugriffskontrolle wichtig, da nicht jeder Benutzer hat die Rechte alle Daten im Unternehmen einzusehen, sondern nur die, für die er, aufgrund seiner Position, autorisiert ist – Stichwort: Information Rights Management (IRM). Eine weitere wichtige Eigenschaft der unternehmensweiten Suche ist die Benutzerfreundlichkeit bzw. GUI (Graphical User Interface). Dem Anwender soll eine komfortable Suche ermöglicht werden, damit er die gesuchten Informationen schnell und somit zeiteffektiv findet. Von besonderer Bedeutung und wichtig sind weiterhin der Index und das Ranking, damit ein guter Suchindex aufgebaut wird und die Suchergebnisse in richtiger Reihenfolge, je nach nach Prioritäten bzw. Relevanz, angezeigt werden.

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