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Kommt ein Mitarbeiter am Morgen an seinen Arbeitsplatz und schaltet den Computer ein, dann ist der erste Gang meist der ins Postfach des Emailprogramms. Wenn das Emailprogramm nun alle eingegangenen Emails abgerufen hat, würde der Mitarbeiter am liebsten wieder nach Hause gehen, denn im Posteingang befinden sich nicht nur gute Nachrichten im Bezug auf Bestellungen von Kunden, sondern auch jede Menge Spam. Zwar hat der interne Spamfilter schon sehr viele Spam herausgefiltert. Doch alle Spams erfasst dieser Filter meist nicht. Das heißt der Mitarbeiter muss alle Emails mehr oder weniger genau erst einmal durchsehen, was Spam ist und was nun Kundenkorrespondenz ist.

Da die meisten Mitarbeiter hin so vorgehen, dass sie anhand des Betreffs entscheiden, ob Spam oder nicht, landen meist auch die Emails ohne Betreff im Papierkorb. Unter der einen oder anderen vermeintlichen Spam jedoch befindet sich dann im Papierkorb doch noch die eine oder andere Mitteilung von Kunden. Aufgrund dieser Tatsache geht dann vielleicht doch noch ein Abruf-Auftrag raus, der vielleicht storniert bzw. verschoben wurde. Dies führt natürlich dazu, dass man einen Kunden verprellt. Auf diese Weise entstehen dann auch wieder hohe Kosten, die jedoch hätten vermieden werden können, wenn man ein funktionierendes System hätte, an dem sich auch alle Mitarbeiter auskennen.

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