Arbeit & Beruf

Datenschutz durch Aktenvernichtung

In Unternehmen müssen unendlich viele Daten zusammengetragen und gespeichert werden. Nicht in jedem Fall werden diese Daten nur auf dem Computer oder anderen Speichermedien abgelegt. Oft müssen Dokumente in Papierform angefertigt und über viele Jahre aufbewahrt werden. Diese Dokumente können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Da sie jedoch fast immer Informationen enthalten, die in keinem Fall für Dritte bestimmt sind, sollten auch diese mit der Aktenvernichtung unbrauchbar gemacht werden.

Akten vernichten bedeutet also keineswegs nur, den Berg an Dokumenten möglichst zu verkleinern, um die Mengen an Papiermüll zu reduzieren. Aktenvernichtung ist immer auch ein Beitrag zum Datenschutz. Ob es sich dabei um den Schutz eigener Daten und Informationen oder fremder Daten, wie z.B. Kundendaten, handelt, bleibt erst einmal dahingestellt.

Wer Akten vernichten möchte, sollte das auf jeden Fall gewissenhaft tun und eine der Bedeutung der enthaltenen Informationen entsprechende Form der Aktenvernichtung wählen. Belanglose Daten und kleine Mengen an Dokumenten können sogar in den handelsüblichen Aktenvernichtern zerkleinert werden. Für sehr große Mengen, wie sie in großen Unternehmen anfallen, empfiehlt sich die Vernichtung durch Firmen, die diese Dienstleistung anbieten. Damit ist in jedem Fall auch der Sicherheit und dem Schutz der enthaltenen Informationen genüge getan, denn diese Firmen können die Akten in verschiedenen Zerkleinerungsgraden schreddern. Dafür müssen beim Dienstleistungsunternehmen lediglich die erforderlichen Angaben gemacht werden. Die Unternehmen selbst wissen, was zu tun ist, wenn Dokumente von höchster Sicherheitsstufe zerkleinert und anschließend entsorgt oder der Wiederverwertung zugeführt werden sollen.

Firmen, die auf professionelle Art Dokumente vernichten, sind im Internet zu finden.

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